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宴会部門(8)

一般宴会予約



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法人・組織団体の宴会予約・手配を担当する。ブライダルが土日に多いため、
平日に開催されることが多いのが一般宴会です。

本田は旅行会社で法人を担当していたので、
土日は、「ブライダル予約が入っています」と
何度も断られ悲しかったことを思い出します。(笑)

宴会部門には「予約担当」というセクションがあります。

ホテルの宴会場は、在庫をかかえられない商品です。
クリスマスシーズンなどは、「クリスマスディナーショー」などが頻繁に行われております。

ただ、クリスマスシーズンは限られていますよね。
このシーズンは需要がものすごく膨れます。
しかし、それに合わせて供給を増やせられるかというと、それはできませんよね。
これは在庫を抱えれるソニーやトヨタなどとは大きくビジネスモデルが違うところですね。

そんな時に大切になるのは、上手く日程を調整して、
最大限利益がでるように宴会場を販売する仕組みが必要になります。

そしてそれが「宴会予約」の腕の見せ所でもあり、プロの仕事でもあります。
1つの宴会場で催される行事でもその収益性は大きく違います。

当然ですよね。宴会場を借りるだけの催し、そこで食事を提供する催し、
さらにはアトラクションなども入る催しとで、その販売高もさまざまです。
そんなことも当然考えてプライオリティーをつけていく必要があるわけです。

予約の中には、セールス担当が企業訪問して受注した宴会。
旅行会社のセールス担当者からオファーがきて受注した宴会。
お客様が直接、ホテルに申し込んできた宴会。

それらの全ての宴会を何も考えずに「かしこまりました」と受けていたら、
宴会場がいくらあっても足りないですね。
そういう時に、過去の宴会実績などを経験にいれながら、
日程調整をして上手く宴会をはめ込んでいく必要があります。

予約を入れたら、具体的な宴会内容に沿った手配業務も大切な仕事です。
お客様と商談をすすめる中でお客様の求める宴会のイメージを敏感に感じとり、
実際に実現できる宴会サービスの内容を提示します。

お客様が抱いているイメージと、
当日実際の雰囲気とギャップをなくしていく必要があります。

そんな段取りを手配しながらも、計画していたことが当日上手く運ぶかどうかは、
フタを開けてみないとわからないのも事実です。

そんなときに、お客様と相談しながら机上で描いた宴会内容が、
そのとおりに滞りなく進んだら本当にうれしいものです。

そしてお客様から「最高でした。よかったですね」「来年もまたお願いします」
などと言われる言葉が、また明日へのエネルギーになります。

特にバブルが崩壊してからは、
毎年同じ時期に同じ規模でパーティーが行われる保証はどこにもありません。

「今年は、経費削減なんです」という大義名分のもと、
多くの団体が宴会自粛ムードです。

過去の実績だけで来年も宴会を実施してくれるかどうかはわからない。
そんな時代です。なので、予約担当は、
そんな大切なお客様にファンになってもらう必要が昔以上にあります。

宴会予約を通じて学べることはたくさんあります。
お客様の意見を汲み取る能力、イメージする力。
予算内に宴会演出を組み立てる力。

断らなければいけないことは、はっきりと、さわやかに(これが難しい!笑)断れる力。
他のセクションとの連携を大切にする力。